近年来，随着现代信息技术在图书馆的广泛应用，信息网络建设和电子数据资源开发成为图书馆建设的重点。而主要依托图书馆文献信息资源的校园网络建设正迈入新阶段，各个学校都在实行政务上网，以实现政务电子化，信息网络化，办公自动化。随着电子政务的实现，被档案馆接收和保存的档案资料就形成了电子文件，即“电子档案”。所以说电子政务的实现必然推动档案资料的电子化，同时，也只有实现电子档案的科学管理，才能推动电子政务的实现。现阶段，档案管理工作已经发生了深刻的变化，尤其是依托电子信息网络所进行的自动化管理和信息化服务，已使档案管理的内容有了很大的扩充，服务的途径和方式有了深刻的变革；以前档案的形式以纸质档案为主，现在增加了电子档案；以前的服务手段以手工操作为主，现在增加了自动化管理和电子信息化服务手段；以前的服务方式以面对面被动接待查询为主，现在依托电子信息网络增加了自主查询方式。目前，各高校正在借电子政务的建设高潮使高校的档案管理工作向纵深发展、使得档案服务的功能进一步拓展。

　　1 实现电子政务拓展了档案馆功能

　　1.1 强化了信息传播功能
　　在信息社会，信息传播功能是现代图书馆、情报机构和档案馆共同具有的社会职责，不同的是，档案馆所传播的是原生性的档案信息或档案编篆成果。电子政务的实现，借助信息网络技术，大大加强了档案馆的信息传播功能，主要表现在：
　　(1)信息传播受众的多样化。当实现电子政务档案资料数字化后，只要被授权的网络用户都可以浏览档案网站的各种档案信息，高级用户可以下载所需的档案信息。
　　(2)信息传播手段的网络化。档案资料进行数字化建设后，档案用户获得档案信息等都可以在网络上进行，真正实现了超时空、虚拟化操作，大大提高了信息传播的效果(率)。
　　(3)信息传播服务的有效化。在档案网站设立意见箱、在线交流服务平台等，可以使档案的管理人员及时地了解档案用户的各种意见和建议，从而建立信息传播的有效反馈机制，促进档案信息传播服务体系的完善。

　　1.2 突出社会服务功能
　　由于现代信息网络技术在档案管理中的应用，不仅使档案利用者可以通过网络快速获取所需的档案信息，而且众多的网络用户也成为潜在的档案利用者，相应地档案利用服务范围也呈现不断扩大的趋势，使得档案服务对象与范围社会化。

　　1.3 文化研究功能
　　众所周知，档案馆、图书馆、博物馆具有相同的文化性，是带有科学研究的文化事业机构，档案馆已成为我国文化设施的三大支柱之一。在网络环境下实现电子政务，同时将包涵历史文化内容的档案信息开发出来，有利于历史文化的研究，深化了档案资料对历史文化的研究功能。

　　2 高校档案建设的外部环境

　　2.1 适应学校建设与发展的需要
　　学校的中心工作是育人，围绕育人这个中心，学校要开展教学、科研、管理和对外交流与合作等各项工作及重大活动，而档案工作正是学校教学、科研、管理工作等各项活动的真实记录，是学校教学、科研、管理等活动的终点，是学校整体工作的重要组成部分。由此可见，学校的一切工作都要产生文字的、声像的、电子的档案资料，而这些档案资料的管理和利用，在学校规划发展蓝图，制定改革方案，进行重大决策中都起着不可替代的重要作用，这是档案工作的咨政功能。此外，档案工作还具有育人、存史和凭证的作用。如果没有档案资料，学校就会忘掉自己的过去，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基，这对于学校的建设与发展是非常不利的。如果对档案工作不重视，导致档案管理体制与利用不到位，档案工作配合与支持学校各项工作的开展也是不可想象的。因此，学校的档案工作必须适应学校的建设与发展的需要，才能有力地支持学校的建设与发展。

　　2.2 用科学的发展观指导档案工作
　　坚持和树立科学的发展观，要坚持全面的、协调的、可持续的发展观去重视和建设档案工作。档案的价值是隐性的，作用的发挥是相对滞后的，在未开发利用之前不容易被人们所认识，所以在实际工作中往往容易被忽视。不重视档案工作就是短视行为，短视行为是违背科学发展观的。所以，我们要按照科学发展观的要求去规划和建设档案工作，适应档案事业发展的要求，满足学校建设与发展的需要，立足高起点，面向信息化，系统规划、全面发展，建立健全具有协作协调和可持续发展能力的档案工作体系和档案干部队伍，不断探索适应学校建设发展需要的服务方式、手段和途径，把学校档案工作的管理和利用水平提高到一个新阶段。2.3 满足档案工作达标评估的要求在档案工作的自身硬件建设、档案制度建设和规范管理以及档案管理系统、档案服务功能等方面按达标评估标准来建设。

　　3 档案建设的内在动力

　　3.1 体制建设是关键
　　体制的建立是提高管理效率的基础，机构的有效运行是提高工作效率的保障。所以体制是关键，只有机构健全、体制落实，同时赋予档案馆行政管理职能和保管利用职能，有了管理职能，就可以规划协调全校的档案工作，负责全校档案事业的建设与发展。

　　3.2 硬件建设是基础
　　必须从长远规划和现实需求相统一出发，按照要求选择合适的馆舍，配备档案装具和设施设备，建立档案网络环境等。

　　3.3 软件建设是内涵
　　随着档案工作建设与发展以及档案工作条件的改善，必须加强档案工作的软件建设，包括档案工作的规范管理，档案工作的规章制度以及档案工作管理系统建设等，以适应电子政务网络化的要求。

　　3.4 队伍建设是保障
　　要通过学习培训配备素质较高的专兼职档案工作人员，建立健全岗位管理办法和考核制度，积极参加档案学会工作和学术交流，培养档案骨干和专业技术人员，保障档案工作有序、高效地开展。
　　随着高校电子政务的推行和《高等学校档案管理办法》的修订和出台，对高校在办学中摆正档案工作位置提出了明确要求，为高校档案工作建设与发展创造了良好政策环境和网络环境，也提供了依法治档的依据。面临档案工作新的形势和新的要求，我们必须从健全机构上突破，从整合资源上创新，从建设投资上保证，从提高人员素质上准备，以适应网络环境下电子政务的推行。